Budgetteren voor kerstpakketten: zo haal je het meeste uit je budget

Wat kost een gemiddeld kerstpakket?

Te zien is dat kleine organisaties vaak iets meer per kerstpakket besteden, terwijl grotere bedrijven juist profiteren van volumevoordeel. Zo is te zien dat bedrijven met 100+ medewerkers ongeveer € 25 tot € 40 per pakket uitgeven, tegenover de kleine bedrijven (tot 10 medewerkers) die ongeveer € 40 tot € 60 euro besteden. De middelgrote bedrijven die ongeveer € 30 tot € 50 uitgeven. Natuurlijk zijn er ook bedrijven die meer dan € 100 uitgeven aan een waardering voor hun medewerkers, maar ligt het gemiddelde tussen de € 40 en € 60 per kerstpakket. Het belangrijkste blijft dat het budget moet passen bij jouw organisatie, cultuur en mate van waardering.

Zo bepaal je stap voor stap je kerstbudget

Stap 1: Bepaal je totale budget

Reken uit hoeveel je maximaal wilt uitgeven aan alle pakketten samen. Denk hierbij aan: aantal medewerkers of relaties maal het budget per pakket. Neem hierbij eventuele bijkomende kosten, zoals voor verpakking, verzending en personalisatie mee.

Stap 2: Segmenteer je doelgroep(en)

Niet iedereen hoeft hetzelfde cadeau te krijgen. Je kunt groepen maken op basis van functie of relatie:

• Medewerkers
• Klanten of leveranciers
• Directie of management

Zo kun je variëren in budget zonder het totaal te laten ontsporen.

Stap 3: Plan op tijd en houd marge

Begin bij voorkeur al in september of oktober met het budgetteren. Wij hebben dan nog voldoende voorraad van standaard pakketten of van items in onze showroom. Daarnaast heb je bij een bestelling een grote(re) kans dat alle items voorradig zijn bij onze leveranciers.

Houd ook marge in je kerstpakketten. Bestel altijd iets meer dan dat je in eerste instantie nodig hebt. Waarom? Misschien vergeet je iemand mee te tellen of vind je het prettig om iemand anders binnen het bedrijf nog een kerstpakket te bezorgen.

De WKR-regeling: je fiscale voordeel slim benutten

Eén van de belangrijkste redenen om goed te budgetteren is de Werkkostenregeling (WKR). Deze regeling bepaalt hoeveel je onbelast aan personeelsvergoedingen en -voorzieningen mag besteden. Ook kerstpakketten vallen hier onder.

Hoe werkt de WKR precies?

Elk jaar mag je als werkgever een deel van je totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen: de vrije ruimte. Voor 2025 geldt:

• 1,92 procent over de eerste € 400.000 van de loonsom
• 1,18 procent over het meerdere

Blijf je binnen die vrije ruimte? Dan betaal je geen belasting over je kerstpakketten. Kom je erboven? Dan betaal je 80 procent eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Een voorbeeld:

Stel: je hebt een totale loonsom van € 350.000. Je mag dan 1,92 procent besteden = € 6.720 aan onbelaste vergoedingen. Komen je kerstpakketten in totaal op € 5.000? Dan vallen die volledig binnen de vrije ruimte en zijn ze dus fiscaal onbelast.

Slim budgetteren met de WKR

Plan op tijd je budgetten. We raden je aan om in het najaar te berekenen hoeveel vrije ruimte nog over is. Dit doe je door alle uitgaven te combineren, van de kosten voor een personeelsfeest tot kleine attenties.

Is de conclusie dat een kerstpakket met jouw gewenste budget niet meer binnen de WKR-regeling past? Dan kun je het beste je budget voor een pakket verlagen of kiezen voor een ander geschenk. Zo benut je de WKR optimaal, zonder verrassingen achteraf.

Tips om binnen je budget te blijven

• Kies een thema-pakket: een samenhangend thema (bijv. duurzaam of lokaal) geeft meer beleving, ook met een kleiner budget. Kies uit bijvoorbeeld een duurzaam kerstpakket, een kerstpakket voor mannen, een kerstpakket met een spelletje of een pakket speciaal voor vrouwen.
• Mix food en non-food: zorg voor een kerstpakket met een origineel non-food item, afgewisseld met smakelijk food items. Deze afwisseling verhoogt de waarde-ervaring.
• Bestel op tijd: naarmate de feestdagen dichterbij komen, is er minder voorraad van de kerstpakketten.
• Kijk naar duurzame opties: producten met een langere levensduur worden meer gewaardeerd en sluiten goed aan bij MVO-doelen.